إدارة سلسلة الإمداد والتموين

2697

 

تقدم إدارة الإمدادات والتموين مساهمات متميزة لتحقيق رسالة المستشفى من خلال عمليات الشراء واستلام المواد وتسليمها وكذلك التجهيزات التي  تلبي أو تتجاوز متطلبات الجودة و الأمان وكذلك معايير  توفير التكاليف للأطباء ومقدمي الرعاية الصحية والخدمات المساندة من خلال النظام. وتشكل رسالتنا ورؤيتنا وكذلك الخدمات الأساسية  والنماذج المتبعة في التموين أساس العمل اليومي لتقديم الرعاية الصحية للمرضى بحيث نسعى لنكون مركزًا متميزًا من خلال إدارة تموين متكاملة . 

و تضم مجموعة إدارة الإمدادات والتموين:

اتفاقيات قسم التموين :

تتركز مهمة قسم اتفاقيات قسم التموين في عقد اتفاقيات تجارية مع أكبر شركات التوريد الدوائية والطبية والاحتياجات العامة وذلك بهدف مساعدة المنشأة على:

  • تقليل التكاليف من خلال تجميد زيادة الأسعار مع شراء المواد والخدمات من الموردين المؤهلين على فترة زمنية معينة.
  • توفير الوقت والجهد من خلال شراء المواد التي يكثر الطلب عليها.
  • ضمان توفر نسبة معينة من المواد في منشأة المورد.
  • تعزيز دور المنشأة من خلال التفاوض في بنود وشروط الاتفاقيات.

قسم التخطيط  وضبط المخزون :

يقوم القسم بتجديد أكثر من 28،300 من العناصر والمواد المخزنة ويضمن استمرار توافر مخزون من خلال الرصد المستمر والاسراع في عملية التجديد مع الموردين على أساس  التقليل من عملية الهدر.

قسم المشتريات :

يقوم قسم المشتريات بإتمام عمليات الشراء والمساعدة على تطبيق  معايير توحيد المنتجات و يهتم هذا القسم بشكل رئيسي  بجودة المواد وأسعارها ومدة توريدها. ويقوم قسم المشتريات بتنفيذ حوالي 1100 عملية شراء شهريا و يتألف القسم من أربع مجموعات (1. طلبات الشراء الدوائية 2. طلبات الشراء الطبية والجراحية 3. طلبات شراء الأجهزة والمعدات 4. المواد العامة) حيث تكمل كل مجموعة الأخرى من خلال التعامل مع طلبات المستشفى الضخمة من اللوازم.

قسم تسريع استلام المواد:

يقوم هذا القسم بمتابعة تنفيذ الطلبيات ويقوم بالترتيبات اللازمة لضمات توريد المواد المطلوبة حسب الجدول الزمني المطلوب

مكتب خدمة العملاء :

يشكل هذا المكتب جزءا حيويا من القسم و يقوم بالتعامل مع جميع الاستفسارات العامة حول جميع الخدمات المقدمة من قبل القسم و تم انشاء مركز اتصال ليعمل من الساعة 7.30 صباحا إلى 5.00 مساءا من الأحد إلى الأربعاء و إلى الساعة 4.00 مساء أيام الخميس ولطلب المساعدة يرجى الاتصال على الرقم 77577 أو أرسال بريد الكتروني إلى: SCM-COO@kfshrc.edu.sa

قسم خدمات الشراء  من روي سبيك ROYSPE C 

و هو قسم شراء متخصص  بمستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث  في الولايات المتحدة الامريكية ويتعامل مع إدارة التموين في المستشفى ليخدم المستشفيين في جدة وفي الرياض

وقد تم تكليف هذا القسم بشراء اللوازم الطبية وشبه الطبية والدوائية والمعدات والخدمات المطلوبة لكامل المنشأة ويتم تسليم جميع المواد لهذا القسم ليتم فحصها واستلامها وتوحيدها  ومن ثم شحنها بشكل اسبوعي لمستشفى الملك فيصل ومركز الأبحاث براً أو بحراً. وكقسم مستقل من أقسام المستشفى فإن هذا القسم يتألف من ثلاثة أقسام رئيسية: قسم المشتريات وقسم الحسابات وقسم الاستلام والشحن.

قسم توحيد الأصناف:

يقوم هذا القسم بلعب دوراً رئيسياً في تصفية وإثراء وتصنيف وتوحيد بيانات المنتج والتي تعتبر من أهم عوامل النجاح الفعال لعمليات التموين والشراء والتحليل والتحسين.

ويعتبر هذا القسم (بالاشتراك مع قسم المشتريات) مسؤولاً عن ضمان أن تكون جميع البيانات المدخلة في نظام أوراكل دقيقة ومتماشية مع عمليات التموين الموسعة. ويضم الملف الرئيسي لهذا القسم أكثر من 110،000 من العناصر السريرية الاكلينيكية وغير السريرية الاكلينيكية. ويتم تصنيف الملف وفقا لمعايير الأمم المتحدة للمنتجات والخدمات (UNSPSC) وهو معيار عالمي لتصنيف المنتجات والخدمات، بما في ذلك المواد الطبية الجراحية.

قسم إدارة المواد:

يتكون هذا القسم من أربع أقسام فرعية: قسم التخزين و التوزيع، قسم الشحن والاستلام، قسم إدارة الممتلكات وقسم خدمات العمالة. ويضمن هذا القسم استلام و تخزين وتوزيع جميع المواد الدوائية واللوازم والمعدات بطريقة مناسبة وبالكميات المناسبة من خلال الاستفادة من أحدث التقنيات المستخدمة في عمليات استلام وتخزين وتوزيع المواد واللوازم المطلوبة.

  • التخزين و التوزيع

يقوم هذا القسم باستلام وتخزين المواد التي تم فحصها بشكل دقيق في المستودعات المخصصة لها في المستشفى كما يقوم هذا القسم بتوزيع المواد للجهات الطالبة وكذلك يقوم بعمل دوران مستمر للمواد من خلال نظام(first-in-first-out)   ( FIFO) و FEFO

(first-expiry-first-out)  صرف المواد التي قاربت صلاحيتها على الانتهاء أولاً لضمان استهلاك المواد ذات الصلاحية القصيرة.

  • قسم الشحن / الاستلام

 

 يقوم هذا القسم باستلام  جميع العناصر التي يتم شحنها عن طريق البحر أو الجو لصالح مستشفى الملك فيصل التخصصي بسرعة في الوقت المناسب حيث أن معظم الشحنات الجوية  تكون إما مبردة أو مجمدة. كما يقوم أيضا باستلام أوامر الشراء الصحيحة و يتأكد من تماشيها وقبولها من قبل الإدارات الطالبة.

إدارة الممتلكات :

تعتبر عملية التسجيل ووضع الملصقات أمرا مهماَ وهي  تمثل  الدور الفعلي الأكثر أهمية   لهذا القسم و يشمل ذلك إصدار تصاريح ضبط الملكية والترتيبات اللازمة للصرف لجميع أقسام المستشفى حسب مراجعة وموافقة لجنة صرف المواد. وتكون عملية اتلاف المواد تحت الإشراف الدقيق من قبل تلك اللجنة.   

قسم خدمات العمالة :

يقوم هذا القسم بتأمين العمالة والمعدات لنقل و وتبديل تخزين المواد المطلوبة من إدارات المستشفى.

المستودع الطبي :

يكون المستودع الطبي مسئولاً عن توزيع المواد الطبية الاستهلاكية للمرضى المنومين بمتوسط 34600 طلب شهرياً وإصدار المستلزمات الطبية المنزلية للمرضى الخارجيين بمتوسط 2315 طلب شهرياً.

مجموعة دعم الأعمال

لجنة تقييم و توحيد المواد PESC

تقوم لجنة تقييم وتوحيد المواد بالتنسيق واعتماد عملية تقييم واختيار وتوحيد جميع الأصناف الطبية و اللوازم العامة التي تم إحضارها للاستخدام في مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث. كما تتأكد اللجنة من أن المنتجات المنتقاة مناسبة سريرياً و سعرها مناسب والأهم من ذلك أن تكون آمنة لاستخدام المرضى والموظفين. وتجتمع لجنة التقييم والقياس بشكل دوري لمراجعة جميع الطلبات والقرارات التي تمت من خلال الاجماع والجهود المشتركة لجميع أعضاء اللجنة ومواقع المستشفى.

آلية عمل قسم التموين وتطوير العاملين:

يعمل هذا القسم على تحسين  الأنظمة و الآليات وتطوير الكادر البشري لدعم قسم التموين وكذلك يقوم هذا القسم بالتخطيط و التنسيق لبرامج التطوير الخاصة بالموظفين والإداريين لرفع كفاءتهم ومهاراتهم ومواكبة أحدث وأفضل الممارسات لإدارة سلسلة التموين.

 دعم أنظمة إدارة الإمدادات والتموين :

طبق مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث نظام أوراكل في معظم  أقسام المستشفى  بما فيها المشتريات والتموين والمخزون، وتطبيقات أوراكل موبايل للتموين، وأوراكل للأعمال الذكية، بهدف أتمتة أنظمة إدارة التموين، وتقليل التكلفة، والقيادة بفعالية، لدعم جودة رعاية المرضى. إنه من المهم إدارة ودعم أنشطة نظم المعلومات إدارة التموين وتقديم الدعم المطلوب لاصدار التقارير وحل المشاكل، والتنسيق بين إدارة الإمدادات و التموين وشؤون تقنية المعلومات، وضمان تنفيذ المشاريع بكفاءة.

حققت إدارة الإمدادات و التموين إنجاز بمنحها جائزة الكيان الفريد من نوعه في منطقة الشرق الأوسط باعتبارها إدارة الإمدادات و التموين الرائدة في قطاع الرعاية الصحية.

الصور

شهادات الاعتماد والجوائز